Esta semana hemos aprovechado para visitar a nuestros clientes que están presentes en la bienal de Máquina Herramienta y hemos encontrado claros síntomas de recuperación del sector en una Feria que este año duplica su capacidad respecto a la celebrada en el año 2012. Cuatro pabellones del BEC llenos de actividad con un total de 1.314 firmas expositoras de 27 países que sitúan a la bienal de Máquina Herramienta como una de las Ferias Internacionales de mayor prestigio.
Sin duda estos síntomas de recuperación son para nosotros un punto de inflexión para apostar por una buena estrategia de comunicación en este tipo de Ferias, por eso queremos aprovechar nuestra visita al recinto ferial para también aportar en este post nuestra metodología de trabajo en este tipo de acciones de marketing y comunicación.
Ferias Internacionales, mucho más que stands
En nuestro día a día vemos que aquellas empresas de nuestro entorno que mejor han soportado los embates de la crisis, son aquellas que tenían una buena parte de su facturación en el exterior o que han tenido la habilidad de dar el salto hacia el mercado exterior, no sólo en busca de clientes, sino incluso también de proveedores. Una de las vías que muchas de estas empresas han utilizado para ello ha sido tener presencia en ferias internacionales.
Pero estar presente de forma eficiente en una feria internacional requiere de la buena gestión de una serie de puntos que, si bien no nos asegurará el éxito, al menos incrementará la probabilidad de acercarnos mucho más a él.
Para nosotros este camino hacia el éxito de la acción (ROI) consiste en recorrer juntos tres fases secuenciales asociadas a la línea de tiempo natural de un proyecto de comunicación de estas características. Hablamos de algo tan sencillo como el antes, el durante y el después.
Planificación previa a la feria
Como para cualquier acción importante que se va a llevar a cabo en toda empresa, hay que planificar muy bien para poder obtener los mejores resultados. Una vez hayamos marcado en nuestro calendario ferial aquellas ferias internacionales a las que nos interese acudir, algunos de los puntos que hay que tener en cuenta a la hora de planificar nuestra presencia en ferias serían:
- Definir los objetivos que se quieren conseguir y elaborar un presupuesto en función de estos objetivos.
- Analizar nuestro espacio y ubicación de forma detallada. Analizar nuestro entorno y cómo hemos desarrollado nuestra presencia en otras ferias.
- Desarrollar una estrategia clara de comunicación orientada a los objetivos definidos.
- Diseñar un stand que cumpla con dichos objetivos sin olvidar que lo que tenemos que conseguir es jugar con emociones y distinguirnos del entorno que nos va a rodear en la Feria.
- Identificar, agrupar, valorar y definir acciones concretas por cada grupo de clientes objetivo de nuestro negocio.
- Desarrollar todos los materiales gráficos y de soporte que nos ayuden en todas nuestras acciones en Feria.
- Anunciar a cada grupo de clientes nuestra presencia en la feria internacional que corresponda en cada caso e invitarles a visitarnos.
- Publicidad y Promoción: Anunciar previamente los productos, servicios y novedades que vamos a presentar en el evento. Este punto, bien llevado a cabo, puede convertirse en la mejor herramienta.
- Prever el material necesario para realizar las convocatorias e invitaciones previas para atender el stand durante los días de feria.
- Formaremos al personal de información y comercial que atenderá nuestro stand informándoles sobre los objetivos que pretendemos conseguir estableciendo un único mensaje de comunicación y un línea clara de estrategia de venta o gestión de oportunidades comerciales.
- Si deseamos organizar un acto, presentación, rueda de prensa, seminario o convención durante la celebración de la feria, no olvidemos reservar una sala con tiempo.
- Prever la logística y servicios necesarios durante cada uno de los días de la feria.
- Organizar nuestra Agenda de Citas con tiempo.
Algunas de estas acciones deben tener reflejo también en el ámbito online. Los buscadores como google son las herramientas más usadas para la búsqueda de información sobre empresas y sus productos y servicios. Seguro que google ha sido nuestro mejor aliado antes de una feria para buscar información.
También es la de tu posible futuro cliente o proveedor, por eso estar bien posicionados en buscadores toma más relevancia en fechas previas a una feria, con lo que podemos, por ejemplo, hacer una campaña de adwords bien segmentada y orientada, de cara a conseguir visibilidad.
Otras formas de actuar en el mundo online serían realizar una campaña de email marketing o dar a conocer en las redes sociales nuestra presencia en las diferentes Ferias Internacionales a las que acudamos.
Gestión durante las Ferias Internacionales
Hecha una buena planificación lo que nos queda es llevarla a cabo no olvidando los objetivos planteados, pero siempre con la suficiente cintura para poder adaptarse a las oportunidades no planificadas que puedan ir surgiendo.
Para poder llevarla a cabo con mayores garantías de éxito, recomendamos:
- Montar el stand lo antes posible para evitar sustos de última hora y una vez montado también darle un toque final con ese punto que también aporta la improvisación.
- Repasar cada uno de los elementos y acciones que llevar a cabo en nuestro stand.
- Utilizar el tiempo justo para cada visitante. Optimizar el tiempo es invertir en resultados. Centrarse en el Público Objetivo, recogiendo sus datos para contactarles posteriormente.
- Cumplir lo más rigurosamente posible la Agenda de Citas.
- Aprovechar la posible presencia de periodistas y medios de comunicación de diferentes partes del mundo que en ocasiones acuden a ferias internacionales.
- Reunirse al final de cada jornada media hora para analizar cada día y poder introducir mejoras y nuevas pautas de actuación fruto de la experiencia obtenida. Compartir estas conclusiones con las personas de la empresa que no están en la Feria.
- No tiene más éxito el que más ruido hace, sino el que mejor ha segmentado a su público objetivo y ha realizado sus acciones comerciales y de marketing correspondientes.
- El último día no desmontar ni abandonar antes del cierre de la Feria. La imagen de la empresa puede verse muy perjudicada.
En lo que pocas veces caemos es en el hecho de que mientras una feria está ocurriendo entre las cuatro paredes del recinto ferial, otra está ocurriendo en Internet. Las búsquedas relacionadas con empresas, productos y servicios que se están mostrando en la feria se dispara durante la duración de la misma. No desperdiciemos esa oportunidad.
Stand de Jaz Zubiaurre en la Feria Internacional bienal de la máquina herramienta 2014
Pongamos a trabajar a un comercial también en el stand online que es nuestro sitio web desarrollado con un diseño web eficiente.
Sin olvidarnos del después de la feria
Todo el esfuerzo llevado a cabo puede verse perjudicado por una mala gestión de los días posteriores a nuestra presencia en Ferias Internacionales. Hay que apuntalar los logros conseguidos, para ello:
- Hagamos balance con todo el equipo que haya estado presente en la Feria.
- Midamos nuestros resultados. En ocasiones, será necesario esperar hasta 6 meses después de la Feria para ver la efectividad de los contactos.
- Planteemos las acciones de seguimiento a realizar en prensa, clientes, nuevos compradores, nuevos agentes, autoridades, …
- Hagamos balance de la Campaña de Promoción, Publicidad y Dossiers de Prensa.
Los 15 días posteriores a una feria son fundamentales para hacer un seguimiento y cerrar muchos de los acuerdos y temas que se han puesto en marcha durante la feria. Sería buena idea mantener al menos durante ese tiempo esa presencia ganada en internet.
Si quieres sacarle el mayor partido a las Ferias Internacionales a las que acudes en el antes, en el durante y en el después tanto en el mundo offline como en el mundo online, ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos a hacerlo.
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